Die Arbeit in der kirchlichen Verwaltung ist vielseitig und darin häufig auch im guten Sinn routiniert. Zugleich stellen sich immer neue Herausforderungen: Umstände, Verhältnisse, und Auffassungen ändern sich, neue Aufgaben müssen bewältigt, innovative Ideen aufgenommen und ausprobiert werden. Vieles davon gelingt im Rahmen der alltäglichen Arbeit und der normalen Arbeitsstrukturen.
Für größere und komplexe Vorhaben ist es dagegen vorteilhaft, in Projektstrukturen zu arbeiten. Der Erfolg solcher Projekte hängt zu einem nicht unwesentlichen Teil auch da-von ab, dass die Projektstrukturen inhaltlich klar umrissen sind und dass unter anderem die Aufgaben, Verantwortlichkeiten, zeitlichen Planungen und Res-sourcen bestimmt sind - dass das Projekt mithin "nach den Regeln der Kunst" durchgeführt wird.
Diese Handreichung soll zunächst dazu dienen, sogenannte „Linienaufgaben“ und Projekte im engeren Sinne besser voneinander unterscheidbar zu machen und dabei einheitliche Kriterien anzuwenden. Das setzt eine Verständigung über die Kennzeichen eines „Projektes“ voraus. Hierfür können grundlegende Kenntnisse aus dem Projektmanagement herangezogen werden. Ziel dieser für den internen Gebrauch im Landeskirchenamt entwickelten Handreichung ist es vor allem, strukturiertes und planvolles Arbeiten an und in Projekten zu ermöglichen, zu einem gemeinsamen verbindlichen Verständnis über Rollen und Verantwortlichkeiten in der Projektorganisation beizutragen sowie einen Überblick über personelle und finanzielle Ressourcen und Auswirkungen zu gewinnen und zu behalten.
Die Erreichung dieser Ziele liegt auch im Interesse der Landesynode, aus deren Reihen ebenfalls ein Anstoß zu einer Vereinheitlichung des landeskirchlichen Projektmanagements und zur Schaffung verbindlicher Regelungen gekommen ist. Angesichts der enger werdenden Finanzrahmen ist die Beobachtung der Kostenentwicklung und Einhaltung von Terminen von entscheidender Bedeutung. Mit den Werkzeugen des Projektmanagements wird die Auskunftsfähigkeit über den Stand eines Projektes erhöht und es lässt sich die Gefahr des Scheiterns minimieren, weil Abweichungen frühzeitig erkannt werden können und Möglichkeiten zur Gegensteuerung gegeben sind. Es wird die Transparenz von Erwartungen, Aufgaben und Verantwortungsbereichen gesteigert. Dies fördert die Zufriedenheit der Mitarbeitenden ebenso wie der Effizienz der Arbeit in der kirchlichen Verwaltung. Schließlich wird durch den strukturierten Blick auf die gesamte Projektarbeit der landeskirchlichen Ebene im Sinne eines „Multiprojektmanagements“ die Abstimmung des Ressourceneinsatzes auf allen Ebenen der Landeskirche erleichtert.
Wir würden uns sehr freuen, wenn diese für das Projektmanagement des Landeskirchenamts entwickelte Handreichung auch als Anregung für die Projektarbeit in Kirchengemeinden, Kirchenkreisen sowie selbständigen und unselbstständigen Einrichtungen der Landeskirche und ihrer Diakonie dienen kann.
Dr. Stephanie Springer, Präsidentin des Landeskirchenamtes