Ein Projekt ist ein zeitlich begrenztes eigenständiges, komplexes Vorhaben mit klaren Vorgaben bezüglich Funktionalität und Qualität, mit begrenztem Budget (Finanzen und Personal) und mit projektspezifischer Organisation (DIN 69901).
Checkliste benutzen
Ob ein Vorhaben nach dieser Definition ein Projekt ist, lässt sich beispielsweise mit einer Checkliste überprüfen. Diese kann die Entscheidung für oder gegen eine Projektstruktur, und die damit verbundene offizielle Beauftragung und die Nutzung von Instrumenten des Projektmanagements, erleichtern.
Nicht jedes Vorhaben muss im Rahmen eines förmlichen Projektes realisiert werden. In der Regel kann es in den vorhandenen Strukturen und Abläufen bearbeitet werden. Insbesondere wenn ein Vorhaben auf eine Abteilung begrenzt, wenig innovativ oder das beabsichtigte Ziel kaum risikobehaftet ist, ist es sinnvoller, es in die normale Aufbauorganisation zu integrieren. Auch die Größe und Komplexität eines Vorhabens sind entscheidend.