Rollen im Projekt

Auftraggeber

Auftraggeber ist das Landeskirchenamt durch das Kollegium oder eine Abteilungsleitung. Ist das Kollegium  Auftraggeber, benennt es einen verantwortlichen Ansprechpartner, der die Aufgaben des Auftraggebers wahrnimmt. Der Auftraggeber  legt Thema, Ziel und Projektleitung eines Projektes fest. Dafür stellt er finanzielle und personelle Ressourcen bereit. Im Falle von Auseinandersetzungen oder strategischen Umorientierungen ist der Auftraggeber Klärungs- und Entscheidungsinstanz. Zwischen Projektleitung und Auftraggeber bedarf es einer stetigen Abstimmung. Soweit das Projekt von der Landessynode initiiert wurde, ist eine regelmäßige Information sicherzustellen. Das Projektergebnis wird vom Auftraggeber am Ende abgenommen.

Projektleitung

Die Projektleitung wird in der Regel durch intern Mitarbeitende übernommen, die fachlich federführend zuständig sind bzw. durch ihre einschlägigen Kompetenzen dafür geeignet erscheinen. Es können auch Experten außer Haus beauftragt werden. Die Projektleitung ist

  • für die Erreichung vereinbarter Ziele verantwortlich
  • gegenüber dem Auftraggeber rechenschaftspflichtig
  • klärt mit den Dienstvorgesetzten der Mitarbeitenden deren Mitarbeit (auch im Hinblick auf den zeitlicher Umfang, Bewertung etc.) im Projekt
  • gegenüber den Mitarbeitenden im Projektteam im Hinblick auf die Projektmitarbeit weisungsbefugt
  • mit der Koordination und Steuerung der laufenden Arbeit im Projekt beauftragt
  • für einen regelmäßigen Kontakt zum Auftraggeber beziehungsweise einer gegebenenfalls eingesetzten Steuerungsgruppe zuständig

Die Projektleitung kann Teilprojekte definieren und mit entsprechenden Leitungen ausstatten. Das hängt von der Größe und Komplexität eines Projektes ab.

Projektteam

Die Projektarbeit wird einem Projektteam anvertraut. Es ist verantwortlich für die ihm übertragenen Aufgaben. Es berichtet der Projektleitung über den Fortgang des Projekts. Im Idealfall werden die Mitglieder  des Projektteams für die Bearbeitung des Projekts von ihren Linienaufgaben ganz oder teilweise freigestellt. Dies klärt vor Start der Projektarbeit der Auftraggeber mit den Dienstvorgesetzten.

Neue Rollen und Aufgaben

Projektarbeit bedeutet, dass Mitarbeitende,  zusätzlich zu den Aufgaben gemäß ihrer Dienstbeschreibungen in der Linienorganisation, neue Rollen und Aufgaben übernehmen. Zu Beginn des Projektes sollte zwischen den Beteiligten Klarheit über Ziele, Inhalte und Zuständigkeiten im Projekt hergestellt werden.

Steuerungsgruppe

Die Steuerungsgruppe hat die Aufgabe, die Interessen der am Projekt mittelbar oder unmittelbar beteiligten Partner einzubinden. Die Steuerungsgruppe begleitet das Projekt, nimmt aber operativ keinen Einfluss. Den Vorsitz einer Steuerungsgruppe hat stets der Auftraggeber. Die Projektleitung ist Teil der Steuerungsgruppe mit beratender Stimme.