Ein eindeutiges Ende
Jedes Projekt hat nicht nur einen festgesetzten Anfang, sondern auch ein eindeutiges Ende. Eine gründlich vorbereitete Projektabschlusssitzung und ein offizieller Projektabschlussbericht markieren dieses Ende. Für das gesamte Projekt wird Bilanz gezogen und abschließend festgestellt, ob das Projektziel - unter Einhaltung der Rahmenbedingungen - erreicht wurde.
Der Abschlussbericht fasst die Entwicklung des Projektes zusammen und vervollständigt abschließend die gesamte Projektdokumentation. Probleme, die im Verlauf des Projektes aufgetreten sind, werden im Bericht dargestellt. Empfehlungen und Anregungen für die künftige Projektarbeit können formuliert werden. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass gemachte Erfahrungen für künftige Projekte genutzt werden können. Um insgesamt eine nachhaltige Ergebnissicherung zu gewährleisten, sollte der Bericht allgemein zugänglich sein. Das Formular Projektabschlussbericht gibt Anregungen zur Gliederung. Grundlage für die dort auch erwähnte Nachkalkulation aller Kostenarten ist der Projektplan (z.B. müssen gegebenenfalls nicht verbrauchte Projektmittel zurückgeführt werden). Die abschließende Bewertung sollte durch das gesamte Team erfolgen.
Dieser Bericht der Projektleitung gibt zum einen einer eventuellen Steuerungsgruppe gegenüber Rechenschaft, zum anderen ist er Informationsgrundlage für den Auftraggeber für die offizielle Abnahme des Projektergebnisses.
In der Projektabschlusssitzung soll gemeinsam zurück geblickt, die Teamzusammenarbeit bewertet, Positives heraus gearbeitet, der Projektablauf kritisch hinterfragt und erfahrene Mängel offen dargelegt werden. Das Formular Mustertagesordnung nimmt die Themen wie folgt auf und führt mit spezifischen Fragestellungen zur Ergebnissicherung[1]:
- Projektergebnisse prüfen
- Analyse der Projektergebnisse und des Projektverlaufs (Stärken-/Schwächen-Analyse, Lob und Anerkennung aussprechen, sachlich konstruktive Kritik üben)
- Erfahrungsauswertung und Schlussfolgerungen daraus
- Informationen zum Projektabschluss
Wenn Umsetzungs- oder Folgekosten anfallen, können sie an dieser Stelle ebenso benannt werden wie eventuelle Folgeaktivitäten.
Nach entsprechender Würdigung der Mitarbeit und gegebenenfalls einem qualifizierten Feedback ist die Projektorganisation aufzulösen. Der formale Abschluss des Projektes erfolgt mit der Abnahme durch den Auftraggeber.