Projektvorbereitung

Projektidee

Diese erste Phase dient der eigenen Vergewisserung, ob es sich lohnt eine Idee weiterzuverfolgen und in ein Projekt münden zu lassen. Dazu sollten auch Gespräche mit Dienstvorgesetzten,  Kollegen, Mitarbeitenden, Gemeindegliedern oder anderen Personen geführt werden. Anschließend sollte anhand der Checkliste überprüft werden, ob die Idee überhaupt als Projekt oder doch eher im normalen Arbeitsablauf realisiert werden sollte.

Am Ende dieser Phase stehen die Präsentation der Idee und die Entscheidung des potenziellen Auftraggebers, ob die ursprüngliche Idee als mögliches Projekt weiterverfolgt werden soll. 

Projektinitialisierung und -definition

Zu Anfang der zweiten Phase gilt es Mitarbeiter zu finden, die die Idee (weiter-) entwickeln und Verantwortung für die weiteren Schritte übernehmen wollen und auch zeitlich können. Das Team sollte nicht zu groß (Terminschwierigkeiten) und nicht zu klein (Arbeitsüberlastung) sein. Die Leitung des Teams sollte möglichst eine Person mit Projekterfahrung übernehmen. Das muss weder der Ideengeber noch die sachlich zuständige Person sein.

Aufgabe des Teams ist die Vorbereitung des Projektantrags. Hilfreich ist dazu die Anfertigung einer Projektskizze. Auch wenn in dieser Phase erst nur grobe Ergebnisse erwartet werden, sollten alle Punkte Berücksichtigung finden.

Eine möglichst konkrete Definition des Ziels / der Ziele ist schon in diesem Planungsstadium notwendig. Die klare, verbindliche Fixierung, was gemacht werden soll und dem expliziten Ausschluss, was im Rahmen des spezifischen Projektes eben nicht gemacht werden soll, vermindert die Gefahr einer Überfrachtung des Projektes beziehungsweise der Eröffnung von Nebenschauplätzen. Zudem bieten klare Ziele Orientierung für die Projektplanung und abschließend die Möglichkeit den Projekterfolg zu bewerten.

Auch eine erste Risikoanalyse sollte bereits jetzt vorgenommen werden (was wäre wenn …?).

Die Anlage einer Projektdokumentation sorgt dafür, dass die Überlegungen des vorbereitenden Teams auch im späteren Projektverlauf vorliegen. Denn nicht immer sind die Mitglieder des vorbereitenden Teams auch gleichzeitig spätere Projektmitarbeitende.

Im Rahmen der Projektskizze ist auch zu klären, welche Haushaltsmittel zur Durchführung des Projekts zur Verfügung stehen, wie hoch der personelle Aufwand sein wird und ggf. welche Auswirkungen das Projekt auf Kirchenkreise / Kirchenkreisverbände oder unselbstständige Einrichtungen der Landeskirche hat. Bei mehreren, parallel verlaufenen Projekten, kann ein Multiprojektmanagement sinnvoll sein. Soweit diese Projekte auf Ebene der Kirchenkreise / Kirchenkreisverbände laufen, sind sie in die Projektlandkarte des Landeskirchenamts einzutragen.

Am Ende dieser Phase steht die Vorlage des Projektantrags zur Entscheidung durch den Auftraggeber.

Projektstart

Die dritte Phase beginnt mit der schriftlichen Erteilung des Projektauftrags durch den Auftraggeber.

In Absprache mit dem Auftraggeber stellt das vorbereitende Team das Projektteam zusammen. Im Projektteam sollen nur Personen mitarbeiten, die fachlich und zeitlich dazu in der Lage sind.

Bei größeren Projekten empfiehlt sich eine Auftakt-Veranstaltung, in der einem interessierten Personenkreis (Stakeholder[1], Projektmitarbeitende, andere Interessierte) der Projektauftrag vorgestellt und das Projekt offiziell gestartet wird.

Projektplanung

In der vierten Phase geht es um eine detaillierte Planung des Projektes. Dabei fließen die Erkenntnisse aus der Arbeit an der Projektskizze und ggf. aus dem  Auftaktveranstaltung mit ein. Eine solide Planung garantiert, dass das Projekt gesteuert und zielgerichtet durchgeführt und zu Ende gebracht werden kann.

In dieser Phase wird das Projekt umfassend in inhaltliche Aufgaben zerlegt, es werden Termine gesetzt und Verantwortliche benannt. Dies geschieht sinnvollerweise in der ersten Sitzung und beispielsweise in Form eines moderierten Start-Up-Workshops [2], an dem das gesamte Team teilnimmt. Die Einbindung des Teams und deren Einigung auf einen Projektplan bringt Verbindlichkeit für alle Beteiligten.

Im Rahmen der Projektplanung werden folgende Themen bearbeitet:

• Projektorganisation

In dieser Phase geht es um das gegenseitige Kennenlernen, Verständigung über Ziel und Inhalt des Projektes und Verabredungen zur zukünftigen Zusammenarbeit.

• Projektstruktur

Zunächst gilt es, die anfallenden Aufgaben zu klären: was genau ist zu tun? Die  einzelnen Arbeitsschritte sollten vollständig von einer Person / einem Team bearbeitet werden können. Anschließend werden sie inhaltlich zu Arbeitspaketen zusammengefasst und eine verantwortliche Person für deren Bearbeitung benannt. Im Rahmen von größeren oder komplexeren Projekten kann es sinnvoll sein, die Arbeitspakete wiederum Teilprojekten zuzuordnen.
Die Projektstruktur sollte schriftlich festgehalten und den Beteiligten zugänglich gemacht werden, damit zu jeder Zeit allen Beteiligten klar ist, welche Aufgaben im Rahmen des Projekts bearbeitet werden und welche damit auch nicht. Grundsätzlich kann die Projektstruktur in Form eines Baumdiagramms abgebildet werden (siehe folgende Abbildung). Es empfiehlt sich, die Projektstruktur abschließend auf Vollständigkeit und klare Abgrenzung der Aufgaben zu prüfen – Nachbesserungen können arbeitsintensiv und teuer werden.

• Risikoanalyse

Projekte sind üblicherweise mit mehr Risiken verbunden, als normale Arbeitsabläufe. Mögliche Risiken können in der Verfügbarkeit von Perso-nal oder Sachmitteln liegen. Ebenso können Widerstände der Beteiligten, eine unrealistische Zeitplanung oder eine unzureichende Finanzplanung das Projekt gefährden. Diese Unsicherheiten müssen vorab identifiziert und analysiert werden (Was wäre wenn …?). Risiken mit geringen Folgen können eventuell toleriert werden. Bei zu erwartenden stärkeren Aus-wirkungen sind korrigierende Maßnahmen einzuplanen. Unter Umständen ist es sinnvoll, vorbeugende Maßnahmen zu ergreifen.

• Ablaufplanung

Ein Projekt hat einen festgelegten Start- und Endtermin. Der Zeitraum dazwischen sollte sorgfältig und realistisch geplant werden. Unter Be-rücksichtigung der zeitlichen Abhängigkeiten zwischen einzelnen Arbeits-paketen / Aufgaben müssen diese in eine logische Reihenfolge gebracht werden. Es ist zu klären, was nacheinander bearbeitet werden muss und was parallel bearbeitet werden kann. Insbesondere bei risikobehafteten Arbeitspaketen sollten Pufferzeiten für besondere Vorkommnisse einge-rechnet werden. Insbesondere bei größeren Projekten sollten feste Ter-mine für die Vorlage / Feststellung von Teilergebnissen, die so genann-ten Meilensteine, definiert werden.

• Ressourcenplanung

Anhand der Arbeitspakete können die benötigten Ressourcen an Perso-nal, Sachmitteln und Finanzen ermittelt und beantragt werden. Bei der Beteiligung interner Mitarbeitender fällt in jedem Fall ein Perso-nalaufwand an, denn während der Arbeit für das Projekt stehen diese Mitarbeitenden für die normale Arbeit nicht oder nur eingeschränkt zur Verfügung. Für die Berechnung der voraussichtlichen Arbeitszeit, die notwendig ist, um das Ergebnis eines Arbeitspaketes zu erreichen, kön-nen z.B. Erfahrungen aus ähnlichen oder vergangenen Projekten zu Hilfe genommen werden. Daneben sind die benötigten Sachmittel aufzuführen. Dazu gehören z.B. notwendige Räume und Ausstattung. Nicht vorhandene Sachmittel sind unter Kosten aufzuführen. Zu den Kosten gehören auch externe Beratungen und Dienstleistungen, Reise- und Bewirtungskosten usw.

• Projektplan

Die Ergebnisse aus der Projektstruktur-, der Ablauf- und der Ressour-cenplanung werden in einem Projektplan zusammengefasst und sind damit der Fahrplan für die Durchführung des Projektes. Am übersicht-lichsten ist die Darstellung in einer Tabelle.