Nach der gründlichen Planung werden in dieser Phase die Projektergebnisse erarbeitet. Entscheidend sind hier die Kommunikation innerhalb des Projektteams sowie die Berichte an die Projektleitung beziehungsweise den Auftraggeber. Auf diese Weise können Fortschritte festgestellt, Abweichungen vom Projektplan erkannt und gegebenenfalls steuernde Maßnahmen ergriffen werden.
Projektdurchführung und -steuerung
In einem ersten Schritt muss die Projektleitung klären und festlegen, welche Daten und Informationen relevant sind, um Aussagen über das laufende Projekt und seinen Fortschritt zu treffen und welche dieser Aussagen Auslöser für steuernde Maßnahmen sein sollen.
Als Kontrollinstrument bietet sich ein Soll-Ist-Vergleich an, an den dann eine Prognose angeschlossen wird.
Als Ansatzpunkte für den Soll-Ist-Vergleich bieten sich folgende Punkte an:
- Einhaltung des geplanten Budgets
- Einhaltung der Zeitschiene bzw. von Terminvorgaben
- Bisher erfolgter Personalaufwand (Erfassung von Arbeitsstunden)
- Ergebnisse aus der Projektarbeit bzw. erreichte (Teil-)Ziele
Grundlage für den Vergleich der ersten beiden Punkte sind die Angaben im Projektplan.
Für den dritten Punkt steht das Formular Interner Personalaufwand zur Verfügung. Die Erfassung des personellen Aufwandes für das Projekt ist u.a. sinnvoll, weil auf Grundlage dieser Information Erfahrungswerte für vergleichbare Projekte gewonnen werden können.
Als Steuerungsinstrumente bieten sich während der praktischen Projektarbeit Besprechungen mit dem Projektteam, Statusberichte an die Projektleitung, anlassbezogene Nachfragen bei Mitgliedern des Projektteams und Nachjustierung der Projektplanung an.
Idealerweise wird die Einhaltung des Projektplans regelmäßig kontrolliert. Die Wahl der Kontrollzeitpunkte sollte die Möglichkeit offen halten noch um- oder gegensteuern zu können.
Abweichungen können - müssen aber nicht - Anzeichen von Fehlentwicklungen sein. In der folgenden Tabelle werden häufige Ursachen von Abweichungen und mögliche Steuerungsmaßnahmen einander gegenüber gestellt:
| Abweichungen | Steuerungsmaßnahmen |
| Änderungswünsche durch Auftraggeber oder Änderungen im Projektumfeld | Konsequenzen bei den Kosten/für die Zeitplanung deutlich machen; ggf. Erweiterung von Inhalt und Umfang des Projektes veranlassen |
| Mangelnde oder unrealistische Zeitplanung | Auf Hauptziele konzentrieren, zusätzliche personelle Ressourcen aktivieren, ggf. Termine verschieben |
| Fehlende Motivation, Überlastung, mangelnde Qualifikation im Team | Aufgabenverteilung ändern, Budget für Externe nutzen, personelle Alternativen erwägen und ggf. umsetzen |
| Mangelnde Rückendeckung durch Auftraggeber, unklare Kompetenzen bei den Beteiligten | Rollen im Projekt nachdrücklich herausarbeiten und Einhaltung erwirken |
| Fehlende Einigung über wichtige Aktivitäten, Konflikte | Auftraggeber als Eskalationsinstanz nutzen |
Projektkommunikation
Gelingende Kommunikation und ein einheitlicher Informationsstand sind entscheidende Erfolgsfaktoren für ein Projekt. Dazu sind festgelegte Leitungs- und Berichtswege sinnvoll.
Die Einrichtung einer gemeinsamen (elektronischen) Kommunikations- und Dokumentationsplattform ist eine gute Möglichkeit, einen einheitlichen Informationsstand für alle Beteiligten zu ermöglichen. Bei größeren Projekten wird ein Projektbüro eingerichtet, in dem alle Fäden zusammenlaufen, das Informationen in die Projektdokumentation einpflegt und alle Teammitglieder auf dem Laufenden hält.
Die Bringschuld für Informationen liegt einerseits beim Arbeitspaketverantwortlichen an die Projektleitung und von dort an die Auftrag gebende Instanz. Die Informationen werden jeweils in einem Projektbericht an die Projektleitung bzw. für den Auftraggeber aufbereitet. Die Formulare Projektstatusbericht an Projektleitung und Projektstatusbericht an Auftraggeber können genutzt werden. Abweichungen vom Plan werden durch die übersichtliche Darstellung sofort sichtbar.
Umgekehrt ist die Projektleitung verantwortlich für eine umfassende Information der Mitglieder des Projektteams und der Steuerungsgruppe über das Projekt, in der Regel im Rahmen regelmäßig stattfindender Sitzungen. Die Ergebnisse dieser Projektteam- und Steuerungsgruppensitzungen werden in Protokollen festgehalten.
Auch die ggf. notwendige regelmäßige Berichtspflicht an die Landessynode, falls das Projekt einem Wunsch oder Beschluss der Landessynode entspringt, muss geregelt werden.
Ziel von Projektteamsitzungen ist es, den Status des Projektes gemeinsam mit Projektleitung und den Mitgliedern des Projektteams festzustellen.
Eine mögliche Agenda für Projektteamsitzungen ist:
- Aktueller Projektstatus anhand von Statusberichten, Abgleich des Soll/Ist-status
- Reflexion der abgenommenen Arbeitspakete
- Beschluss, wie mit den noch offenen Arbeitspaketen und eventuellem Entscheidungsbedarf durch die Steuerungsgruppe weiter verfahren wird
- Gemeinsame Identifizierung möglicher Risiken oder sonstigen Handlungsbedarfs einschließlich geeigneter Gegenmaßnahmen
- Aufnahme der Beschlüsse/Aktivitäten in eine „Offene-Punkte-Liste“[1]
- Vorbereitung des Berichtes an die Steuerungsgruppe
Ziele der Steuerungsgruppensitzung sind zum einen die Vorstellung von Teilergebnissen des Projektes (Meilensteine) und Information über den Fortschritt des Projektes in regelmäßigen Abständen (Status des Projektes), zum anderen die Abnahme von fertig gestellten Arbeitspaketen.
Es ist sinnvoll, wichtige Meilensteine und Teilergebnisse des Projektes durch die Steuerungsgruppe abnehmen zu lassen. Das Projektteam erhält dadurch die Sicherheit, dass es „auf dem richtigen Weg“ ist.
Nachstehende Unterlagen sollten der Steuerungsgruppe im Vorfeld der Sitzungen zur Verfügung gestellt werden:
- Berichte zu abgeschlossenen, von der Steuerungsgruppe abzunehmenden Arbeitspaketen,
- Gesamtübersicht über den Projektstatus (bezogen auf die Arbeitspakete) und eine
- kurze Zusammenfassung des Projektverlaufs
[1] Die „Offene-Punkte-Liste“ ist ein wichtiges Steuerungsinstrument für die Projektleitung. In dieser Liste werden Aktivitäten oder Entscheidungen, die sich erst im Projektverlauf ergeben, festgehalten. Die zu erledigenden Punkte werden einem Verantwortlichen zugeordnet und mit einem Termin versehen.